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职位越高开会越多!怎么把一个会开好?

来源:中国人力资源开发网 类别:HR天地

 导读:很多公司,特别是规模越大的公司,会议越多。职位越高的人大部分工作时间都是在开会中度过,甚至是开会开到没时间工作。会议的工作方法决定公司两件重要的事情——效率和品质。
 
会议的方法对于团队共同工作的影响是非常高的,本文给大家简单介绍,怎么把一个会开好,通过开好会形成团队共同工作方法。会议工作的方法是一个很普通的技能,但是很多人不太会。高效会议一般有五个原则。
 
一、明确主题,解决问题
 
首先第一个要求,无论开任何的会议,核心是什么?是解决问题。你如果想把会议开好,在方法论上来讲,会议必须拿来解决问题,会议不是拿来讨论问题的,一定要明确。
 
因此,会议必须要有一个很明确的主题,而且所有围绕这个主题的资料是要提前准备的,没有准备的会议就不要开,这是一个非常明确的要求。没有准备好这个问题,没有准备好为解决这个问题的所有支撑材料,大家记住,会议不要开。因为如果这个方法论不做好的话,这个公司的整个效率都会低下。会议的工作方法决定公司两件事情,一个是效率,一个是品质,工作效率和工作品质就由会议方法论决定,一定不要小看这个会议的方法论。所以,我们第一个要求,就是会议一定是解决问题的,所以必须沿着主题来准备所有的材料。
 
二、明确主持人
 
第二个要求,要有一个明确的主持人。不要认为这是一个小事情。开会谁来做主持人?一般来说解决问题的负责人,他来做主持人,他才会想尽办法让这个会议有结果。如果换一个不是在这件事情要解决问题的那个负责人,他就按流程把会议主持完,但是他绝对不关心会议的结果拿不拿到,他只是满足于把会议结束完了,然后就结束掉了。
 
我们在方法论上这是一个极大的错误。而且很多公司的会很喜欢让老板来主持,我建议除了战略会之外,老板都不要主持,因为只有战略这个会是老板的责任,其他的会都是别人的责任,应该让别人去做。比如说产品会、经营会,其实都不需要老板主持,就应该是那个主负责人去主持,所以这就叫主持人。
 
三、明确时间
 
第三个重要的要求是什么?是时间。所有的时间要约定下来,这个时间里面包括四个时间:
 
1.开始和结束时间。大家记住,会议一定是约定开始和结束的时间。
 
2.发言的时间要确定下来。
 
3.与会者决议达成共识的时间。
 
4.行动方案确认的时间。我最怕大家开会就是只出一个决定,这样远远不够,一定要把行动方案也要确定下来,就是做什么不做什么,都要确定下来,因为我们现在讲的是工作会议。所以注意的时间非常重要。
 
还有一个特别请大家注意的,一个有效的会议建议不要超过30分钟,最长就是40分钟。很多公司最喜欢开的都是几个小时的会,一开就是开一天的,只有什么时候开那么长的会议?一个是战略会议,战略会议一般会封闭两三天,一个就是你们的半年度会议或者是年度会议。除此之外你的日常会议,都不要超过40分钟。
 
知道为什么要这么短吗?两个原因,第一个原因就是来开会的人基本上都在重要岗位,开得越长,公司的成本越高。第二个就是长的会议不解决问题,解决问题的会议跟时间长度没关系,跟什么有关系?跟前期准备有关系。前期准备得越充分,会议效率就会越高。它不在于你开会多长时间,其实比较在于前期的准备,所以日常会议一定要短。
 
四、谈行动方案,而非问题
 
第四个要求,大家一定记住开会的核心主要谈行动方案,因为要解决具体问题,主要谈行动方案,不是谈观点,也不是谈问题,就是要谈行动方案。
 
五、会议要得出结论
 
最后一个要求就是会议开完了,一定要下结论。我就给大家一个建议,能不能够把会议都调成我们现在要的样子。日常会议开完大家都清楚要做什么,然后就去做了。
 
作者:陈春花
 
北京大学国家发展研究院教授,华南理工大学工商管理学院教授。先后出任新希望六和股份有限公司联席董事长兼首席执行官,山东六和集团总裁。
 
本文首发自陈春花教授唯一官方微信公众号:春暖花开(ID:CCH_chunnuanhua.kai)
 

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日期:2018-08-15

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